Правила оформления и выдача документов

При положительном решении о выдаче сертификата соответствия, ответственные за делопроизводство, НД и архив под руководством эксперта, который осуществляет подтверждение соответствия данной продукции, составляют проект сертификата, получают  подтверждение у Заявителя приведенной в сертификате информации, касающейся наименования продукции, реквизитов Заявителя и изготовителя.
Ответственные за делопроизводство, НД и архив регистрируют сертификат в Журнале регистрации и выдачи сертификатов и присваивают ему регистрационный номер в Едином Реестре выданных сертификатов. Одновременно с Заявителем оформляется договор на проведение инспекционного контроля (если этого требует выбранная схема сертификации).
После получения подписанного Заявителем договора о проведении инспекционного контроля, эксперт получает бланк сертификата, и передает его для оформления ответственным за делопроизводство, НД и архив.
В сертификате должно быть четко отражено:
- наименование и адрес ОС;
- дата выдачи сертификата;
- наименование и адрес заявителя;
- срок действия сертификата;
- любую другую информацию, требуемую согласно схеме сертификации.
Далее эксперт подписывает оформленный сертификат и передает его на подпись руководителю ОС или его заместителю.
Сертификат либо декларация под роспись выдается Заявителю или его представителю на основании доверенности, удостоверенной печатью Заявителя.
При отправке сертификата или декларации по почте, в журнале делается отметка об отправке, с указанием вида почты.
При доставке сертификата или декларации курьером организации, в журнале об этом делается отметка. При передаче заявителю составляется опись в двух экземплярах, первый экземпляр передаётся заказчику, второй экземпляр с отметкой заявителя возвращается в ОС.
Официальные документы о соответствии продукции требованиям НПД выдаются заявителю только после (или одновременно) получения свидетельств о том, что:
- требования по оценке соответствия выполнены;
- акт сдачи-приёмки выполненных работ подписан обеими сторонами.
  На всех документах по оценке соответствия использование факсимиле вместо подписи не допускается.
 
Выдача в необходимых случаях копии сертификата может осуществляться органом по сертификации при письменном обращении владельца оригинала сертификата, при этом копия сертификата должна быть заверена подписью руководителя органа и печатью.