При положительном решении о выдаче сертификата соответствия, ответственные за делопроизводство, НД и архив под руководством эксперта, который осуществляет подтверждение соответствия данной продукции, составляют проект сертификата, получают подтверждение у Заявителя приведенной в сертификате информации, касающейся наименования продукции, реквизитов Заявителя и изготовителя.
Ответственные за делопроизводство, НД и архив регистрируют сертификат в Журнале регистрации и выдачи сертификатов и присваивают ему регистрационный номер в Едином Реестре выданных сертификатов. Одновременно с Заявителем оформляется договор на проведение инспекционного контроля (если этого требует выбранная схема сертификации).
После получения подписанного Заявителем договора о проведении инспекционного контроля, эксперт получает бланк сертификата, и передает его для оформления ответственным за делопроизводство, НД и архив.
В сертификате должно быть четко отражено:
- наименование и адрес ОС;
- дата выдачи сертификата;
- наименование и адрес заявителя;
- срок действия сертификата;
- любую другую информацию, требуемую согласно схеме сертификации.
Далее эксперт подписывает оформленный сертификат и передает его на подпись руководителю ОС или его заместителю.
Сертификат либо декларация под роспись выдается Заявителю или его представителю на основании доверенности, удостоверенной печатью Заявителя.
При отправке сертификата или декларации по почте, в журнале делается отметка об отправке, с указанием вида почты.
При доставке сертификата или декларации курьером организации, в журнале об этом делается отметка. При передаче заявителю составляется опись в двух экземплярах, первый экземпляр передаётся заказчику, второй экземпляр с отметкой заявителя возвращается в ОС.
Официальные документы о соответствии продукции требованиям НПД выдаются заявителю только после (или одновременно) получения свидетельств о том, что:
- требования по оценке соответствия выполнены;
- акт сдачи-приёмки выполненных работ подписан обеими сторонами.
На всех документах по оценке соответствия использование факсимиле вместо подписи не допускается.
Выдача в необходимых случаях копии сертификата может осуществляться органом по сертификации при письменном обращении владельца оригинала сертификата, при этом копия сертификата должна быть заверена подписью руководителя органа и печатью.
Правила использования сертификатов соответствия, знаков соответствия и других средств подтверждения прохождения сертификации
Держатель сертификата соответствия должен:
- выполнять требования ОС при ссылках на свой сертифицированный статус в средствах массовой информации, таких как сеть Интернет, брошюры, реклама или другие документы;
- не делать и не допускать никаких вводящих в заблуждение высказываний относительно своего сертификата соответствия;
- не использовать и не допускать использования сертификата соответствия или любой его части каким-либо образом, вводящим в заблуждение;
- при приостановлении или отмене действия сертификата соответствия перестать ссылаться на него в рекламных целях;
- внести коррективы в рекламу при сужении области применения сертификата;
- не подразумевать, что действие сертификата соответствия распространяется на продукцию, не охваченную областью сертификации;
- не использовать свой сертификат таким образом, который может негативно сказаться на репутации ОС и привести к потере доверия.
ОС надлежащим образом осуществляет контроль за правом владения, применением и предоставлением сертификатов соответствия и знаков соответствия и предпринимает соответствующие действия в ответ на некорректные ссылки на статус сертификации или вводящее в заблуждение использование сертификатов соответствия или знаков соответствия. К таким действиям относятся требования по проведению корректирующих действий, приостановление, отмену действия сертификата соответствия, публикацию информации о нарушении и, при необходимости, другие действия, предусмотренные законодательством.
