При положительном решении о выдаче сертификата соответствия, ответственные за делопроизводство, НД и архив под руководством эксперта который осуществляет подтверждение соответствия данной продукции составляют проект сертификата, получают подтверждение у Заявителя приведенной в сертификате информации, касающейся наименования продукции, реквизитов Заявителя и изготовителя.
Ответственные за делопроизводство, НД и архив регистрируют сертификат в Журнале регистрации и выдачи сертификатов и присваивают ему регистрационный номер в Едином Реестре выданных сертификатов. Одновременно с Заявителем оформляется договор на проведение инспекционного контроля (если этого требует выбранная схема сертификации).
После получения подписанного Заявителем договора о проведении инспекционного контроля, эксперт получает бланк сертификата, и передает его для оформления ответственным за делопроизводство, НД и архив.
В сертификате должно быть четко отражено:
- наименование и адрес ОС;
- дата выдачи сертификата;
- наименование и адрес заявителя;
- срок действия сертификата;
- любую другую информацию, требуемую согласно схеме сертификации.
Далее эксперт подписывает оформленный сертификат и передает его на подпись руководителю ОС или его заместителю.
Сертификат либо декларация выдается Заявителю под роспись в журнале или его представителю на основании доверенности, удостоверенной печатью Заявителя .
При отправке сертификата или декларации по почте, в журнале делается отметка об отправке, с указанием вида почты.
При доставке сертификата или декларации курьером организации, в журнале об этом делается отметка. При передаче заявителю составляется опись в двух экземплярах ,первый экземпляр передаётся заказчику, второй экземпляр с отметкой заявителя возвращается в ОС.
Официальные документы о соответствии продукции требованиям НПД выдаются заявителю только после (или одновременно) получения свидетельств о том, что:
- требования по оценке соответствия выполнены;
- акт сдачи-приёмки выполненных работ подписан обеими сторонами.
На всех документах по оценке соответствия использование факсимиле вместо подписи не допускается.
Выдача в необходимых случаях копии сертификата может осуществляться органом по сертификации при письменном обращении владельца оригинала сертификата, при этом копия сертификата должна быть заверена подписью руководителя органа и печатью.
